以電子發票下載為例，說明 RPA 適合的重複操作、授權與驗證碼邊界，以及下載後為何仍需人員核對。
RPA 的工作是依規則執行操作
RPA 可依預先確認的步驟操作資料來源，例如在授權條件下按公司與期別取得電子發票平台的 PDF、Excel。它處理的是重複操作與資料取得；不能由「已下載」推論憑證、傳票或申報已完成。
授權、驗證碼與平台變動由人接手
每家公司需核對帳號授權與作業期間。驗證碼、登入異常、外部平台畫面變動或網路中斷都可能使取得流程停下來；經辦人應知道失敗發生在哪一步，再判斷是否重試或改以人工處理。
完成條件不只檔案存在
下載後須確認檔案可讀、公司與期別相符，以及 PDF、Excel 是否為預期內容。若有缺件、重複或格式異常，先保留例外紀錄，不把未核對資料當作可直接使用的憑證。
OCR 與 RPA 在不同位置
RPA 偏向從平台取得資料；OCR 偏向從照片或掃描文件讀取文字與欄位。兩者取得或辨識的結果，都須回到原始文件與交易脈絡由人確認。訊海目前公開的取得流程以電子發票 PDF／Excel 為例，其他平台適用性須另行驗證。