電子發票資料取得後，PDF 保留文件脈絡，Excel 協助逐筆整理；兩者仍需核對公司、期別與原始交易。
先看來源，不先看副檔名
在訊海目前可展示的電子發票取得流程中，人員先確認授權公司與指定期別，再由桌面作業取得平台提供的 PDF 與 Excel。檔案格式只是呈現方式；若公司、期間或下載結果不對，即使檔案能開啟，也不應交給後續憑證處理。
PDF 保留文件脈絡
PDF 適合回看原始發票的可視內容，讓經辦人對照日期、號碼、交易對象、金額與稅額。PDF 並不保證欄位已經被正確讀取，更不表示會計科目或扣抵判斷已完成。
Excel 協助整理可核對的資料列
Excel 可讓人員逐筆查看與比對下載資料，適合檢查筆數、欄位及期別。實際欄位依平台匯出格式與版本而異；不能只因表格有資料，就推定每筆憑證都已匯入或符合帳務使用條件。
交接前核對同一筆資料
先檢查下載檔案是否完整，再對照 PDF 與 Excel 的公司、期別和必要欄位；若有重複、缺漏或差異，保留待人工確認。確認後才進入憑證流程，後續傳票與申報資料仍是獨立作業。