OCR 將憑證影像轉成可核對的文字與欄位。了解辨識、人工覆核及帳務銜接的分工與限制。
OCR 的任務是讀取內容
OCR 是光學字元辨識，用來將影像中的文字轉成可處理的文字資料。在憑證流程中，可協助讀取發票號碼、日期、統編或金額等欄位。辨識結果是待核對資料，不等於已完成記帳。
辨識前先看影像品質
拍攝時保留文件邊緣，避免反光、遮擋與模糊；收到多頁文件時，確認頁次完整。若重要欄位無法看清，應要求補件，不能依辨識結果猜測原始內容。
辨識後對照原始憑證
核對號碼、日期、買賣方資訊、金額與稅額。特別留意相似字元、小數點及金額欄位錯位。即使辨識系統顯示完成，仍要由經辦人確認資料符合原件。
OCR、RPA 與 AI 的分工
OCR 偏向讀取文件；RPA 偏向重複操作與資料取得；AI 可用於整理或分類建議。這些能力需要明確的輸入、輸出與人工接手條件，不能僅因用了某一種技術，就認定整段流程已經自動完成。
實機展示應確認哪些事情？
以事務所常見格式測試讀取、修正、例外處理與輸出方式。訊海桌面系統涵蓋憑證辨識與人工確認，電子發票平台下載流程可取得 PDF 與 Excel 並銜接匯入。各文件格式、批次情境與分類建議的適用範圍，仍需按展示版本確認。