「有庫存」不等於「能照單出貨」：現有庫存裡可能有已預留、待檢驗或效期不符的商品。先分開現有、可用與已預留數量，再依批號效期選貨（例如 FEFO），並記下實際揀出與出貨的批號。
官網、蝦皮和 momo 同時進單，畫面顯示還有貨，倉庫卻說這批已被別張訂單占用；另一批效期不同，不能直接補上。也可能已揀未出、平台數量還沒更新，或實際出貨批號和帳面不同。「庫存還有」與「現在能照單出貨」，是兩個問題。
為什麼「有庫存」卻不能照單出？
倉庫的現有庫存包含已被別張訂單預留、待檢驗或不能出貨的商品。通路訂單還可能取消、改量或拆單；若預留和釋放時點沒說清，平台看到的數量就容易與現場不同。
食品還要看批號、製造日與有效日。同一品項的兩批貨不一定都符合客戶或通路的出貨條件；已揀未交運的數量，也不應再當成可賣。
真正要看的是哪三種數量？
先把現有庫存、可用庫存、已預留庫存分開看：倉庫有多少、現在可再賣多少、哪些已留給訂單。拿一張正常訂單、一張取消或改量訂單，查預留何時建立、何時釋放。
再看換批出貨：訂單原本建議哪個批號，倉庫最後實際拿哪批？若只記建議、不記實出，後續對帳與追溯仍會斷。
效期、揀貨與物流要接在同一個出貨結果上
FEFO 是「效期較早、且符合出貨條件的批號先考慮」的選貨方法，不是只開一個設定值。這類專案可規劃由系統提出候選批號與數量；破損、短少或通路特殊要求，仍需現場確認並留下實際結果。
揀貨、分貨、交運和電子發票可能分屬不同工具。實際能交換哪些訂單、物流單號或發票狀態，須確認平台是否提供正式 API（系統交換資料的介面）、EDI（按約定格式傳資料）或檔案交換，並核對帳號資格、可用資料與服務條件；訊海可依需求規劃，不能預先保證各通路即時同步。
什麼時候該開始調整這條出貨流程？
若平台顯示有貨但倉庫常找不到、取消訂單仍占著庫存，或物流出貨後查不到實際批號，先畫出訂單到出貨每一步由誰確認。
挑正常、取消和換批三種訂單，核對可用量、預留、揀貨與實際出貨。先找人工重打和資訊延遲，再決定哪些系統值得整合；電子發票開立或折讓，也要依既有工具與正式第三方條件確認。