從公司、期間與文件來源建立收件規則，保留原始檔、核對紀錄與待補件清單，讓憑證交接更清楚。
先確定公司與期間，再開始辨識
同一批資料可能混有不同公司的文件，也可能包含不同月份的憑證。收件時先確認所屬公司、作業期間與來源，避免只依檔名或上傳順序判斷歸屬。
保留原始檔，整理檔案索引
電子發票、PDF 與照片應保留收到時的原始檔。工作清單可記錄公司代碼、文件日期、憑證號碼、來源檔名與處理狀態；這份索引是交接工具，不代表文件內容已通過會計或稅務審核。
把缺件與疑義留在同一份清單
看不清楚的金額、無法確認的公司資訊或疑似重複憑證，先列為待確認。記下需要補充的內容與負責人，收到更正後保留處理紀錄，避免用猜測填滿欄位。
交接時交付三種資訊
交接原始文件、已核對的資料，以及尚未解決的疑義。不要只交出一份看似完整的試算表；接手者需要知道哪些內容已確認、哪些還不能進入下一步。
導入系統前，先用樣本走一次
選取去識別化樣本，包含清晰照片、模糊文件與重複檔案。逐步確認收件、辨識、修正與帳務銜接方式。桌面系統以公司及期別區分作業；仍應在實機展示中，逐項驗證事務所需要的權限與批次處理情境。